Phoenix II
Der erste Schritt zur Digitalisierung

Verbands­software

Die Lösung für Fachverbände

Die Software Phoenix wurde speziell für die Verwaltung und das Management von Sportfachverbänden entwickelt und ist das Basisprodukt der it4sport GmbH.

Mit Phoenix II können Sportfachverbände Kontakte, Funktionäre, Gremien, Lehrgänge, Kader, Ehrungen und die einzelnen Vereine im Sportverband verwalten und administrieren. Die Vereinsrechnungen können bequem fakturiert, Pässe angelegt,  gedruckt und verlängert werden.

Phoenix II ist ein Standardsystem mit vielen vorhandenen Standardfunktionalitäten und einigen hundert Konfigurationsparametern um Phoenix an den einzelnen Sportfachverband anzupassen.

Da aber jede Sportart - insbesondere aber auch die Anforderungen der Sportfachverbände-  unterschiedlich sein können, passen wir Phoenix II sehr gerne nach separater Beauftragung durch den Kunden auch an sportartspezifische oder verbandsspezifische Eigenheiten an.

Im Rahmen der Einführung von Phoenix II können dann - abhängig von der Einführung von schlanken digitalen Prozessen - verschiedene Accounts mit freigeschaltet werden (z.B. Personenaccount, Vereinsaccount), so dass zukünftig Personen bzw. Vereine ihre Daten zum Großteil selbst verwalten können und die Geschäftsstelle dadurch von notwendigen Standardaufgaben entlastet wird.

Die Vorteile auf einen Blick

  • Adress- und Vereinsverwaltung
  • Lehrgangsverwaltung
  • Terminverwaltung
  • Funktionärs-/Gremienverwaltung
  • Fakturierung
  • Kaderverwaltung
  • Ehrungsverwaltung
  • Bezirksaccount
  • Vereinsaccount
  • Personenaccount

Basis-Module in Phoenix II

Die Adress- und Vereinsverwaltung ist der Basisbaustein von Phoenix II. Hier können Sie alle Kontakt- und Adressdaten Ihrer Ansprechpartner, Vereine, Sponsoren und Funktionäre verwalten.

Die Adressdaten können online von den Personen über den freischaltbaren Personenaccount selbst gepflegt werden. Über automatische Abgleiche und Duplikatserkennungen bei der Neuanlage von Personen kann der Datenbestand sauber und aktuell gehalten werden.  

Phoenix II beinhaltet eine komplette Lehrgangsverwaltung mit folgenden Funktionen:
 
Pflege aller Lehrgangsdaten:

  • Lehrgangsnummer, Beschreibung, Datum von/bis (mit Uhrzeiten)
  • Beliebig viele Kostensätze
  • Lehrgangsart (Grundlehrgang, Prüfungslehrgang, Fortbildungslehrgang …)
  • Lehrgangsort (mit Anfahrtsskizze und Wetterlink)
  • Lizenzen die bei diesem Lehrgang geprüft oder fortgebildet werden
  • Überwachung des Mindestalters der Teilnehmer
  • Mit/ohne Bankeinzug
  • Ggf. mit automatischer Rechnungsgenerierung
  • Mit/ohne Vereinsfreigabe des Lehrgangs
  • Lehrgangsleiters und Referenten mit deren Vorträge/Ausbildungsinhalten
  • Weitere strukturierte Lehrgangsinformationen für die Teilnehmer (An- und Abreise, Unterkunft, Unterrichtsmaterial, mitzubringende Unterlagen …)
  • Kommunikation mit allen relevanten Personen eines Lehrgangs über Mail oder Serienbriefe differenzierbar nach Gruppe (Teilnehmer, Warteliste, Referenten, Lehrgangsleiter)
  • Verwaltung aller für einen Lehrgang benötigten Unterlagen, abhängig ob sie vor Lehrgangsbeginn vorliegen müssen oder später nachgereicht werden können
  • Übersicht über Online-Anmeldungen mit Status (fertig, Vereinsfreigabe fehlt…)

Pflege der Teilnehmer:

  • Neuanlage oder Verwendung bestehender Adresssätze
  • Weiter Informationen (Übernachtung, Einzelzimmer, Vegetarier)
  • Art der Zahlung (Überweisung, Bankeinzug eigenem, anderem oder vom Vereinskonto)
  • Hinterlegung von Zahlungen
  • Hinterlegung der bei Fortbildungen fortzubildenden Lizenzen

Umfassende Kommunikation mit den Teilnehmern:

  • Teilnehmerliste für Teilnehmer, intern (Bankeinzugsliste)
  • Erstellung von Lehrgangsmappen mit allen Unterlagen für den Teilnehmer (Teilnehmerliste, Lehrgangsinfo, Anfahrtsskizze, …) mit elektronischem Versand
  • Liste aller Unterlagen mit Darstellung ob Unterlagen bereits vom Lehrgangsteilnehmer vorgelegt
  • Liste für die Sportschule (Übernachtung, Einzelzimmer, Vegetarier)
  • Teilnahmebestätigungen und Quittungen
  • Serienbrief und Serienmail

Nachbearbeitung des Lehrgangs:

  • Hinterlegung ob bestanden bzw. teilgenommen
  • Automatische Erzeugung von Lizenzen oder Lizenzverlängerungen aller Teilnehmer auf Knopfdruck

Online-Funktionalitäten:

  • Anzeige der für das Internet freigegebenen Lehrgänge mit umfassender Suche anhand Lehrgangsart, Disziplin, Datum …
  • Anzeige aller Details eines Lehrgangs
  • Online-Anmeldung (mit Registrierung im Personenaccount bei der ersten Anmeldung) von interessierten Personen
  • Mailinfo an den Teilnehmer und – bei notwendiger Vereinsfreigabe – an den Verein
  • Freigabe des Teilnehmers (oder Ablehnung) durch den Verein im Vereinsaccount
  • Erneute Info an den Teilnehmer nach Freigabe durch den Verein

In Phoenix II integriert ist ein Terminkalender, der– zusammen mit den Lehrgängen – in den eigenen Internetauftritt integriert werden kann (via iFrame-Lösung). Die Vereine können – wenn vom Verband gewünscht – ihre eigenen Termine online in den Terminkalender eingeben und der Verband kann seine eigenen Termine in Phoenix II ergänzen. Bei allen Terminen können weitere Dokumente zum Download hinterlegt werden. Es handelt sich hierbei um einen verbandseigenen Terminkalender, der vom Verband mit eigener Werbung bestückt und vermarktet werden kann.
 
In diesen Terminkalender können auch Lehrgänge integriert werden, wenn es sich z.B. um besonders hervorzuhebende Lehrgänge oder um Lehrgänge mit kurzfristig freien Plätzen handelt, um auf diese nochmals an getrennter Stelle aufmerksam zu machen.

Mit der Funktionärs-/Gremienverwaltung können sämtliche Funktionäre und Gremien im Sportfachverband verwaltet und administriert werden. Insbesondere nützlich ist diese Funktion deshalb, weil damit gewährleistet ist, dass zukünftig zum Beispiel E-Mail-Verteiler, entsprechende Dokumente etc. immer an den richtigen Adressaten gehen und keine  Listen doppelt oder dreifach gepflegt werden. Durch das ausgeklügelte Rollen- und Berechtigungskonzept können zukünftig auch z.B. Bezirksmitarbeiter auf solche Listen/Schnellverteiler zugreifen und sie nutzen. Nicht jeder Verbandsmitarbeiter muss zukünftig eigene Verteiler und Listen pflegen, sondern er kann jederzeit online auf den stets aktuellen Verteiler zugreifen.

Zusätzlich ist durch den Personenaccount gewährleistet, dass jeder Benutzer seine Kommunikationsdaten einsehen und bei Bedarf auch selbst pflegen oder ändern kann. Sämtliche Aspekte des Datenschutzes (DSGVO) sind in Phoenix II berücksichtigt, so dass der einzelne Benutzer wählen kann, welche Daten von ihm nur der Geschäftsstelle bekannt sein dürfen und welche auch weiter veröffentlicht werden dürfen.

Phoenix II bietet neben den oben genannten Verwaltungsmöglichkeiten auch die komplette Rechnungsgenerierung des Verbandes über das Fakturierungsmodul von Phoenix II abzuwickeln.

Das Fakturierungsmodul beinhaltet eine Artikel- und Artikelgruppenverwaltung, die Möglichkeit Einzel- oder Sammelrechnungen zu erstellen und  die Zahlungskontrolle mit Mahnwesen und Schnittstellen zu gängigen Finanzbuch¬haltungssystemen (derzeit Lexware, sageKHK, DATEV, WinLine).

So können die Rechnungen von Teilnehmern an Lehrgängen, Terminen etc. direkt über die integrierte Rechnungsgenerierung an den Verein oder an die Teilnehmer versendet werden. Auch die automatisierte Rechnungsgenerierung für Beitragsrechnungen (z.B. basierend auf der Bestandsmeldung) ist schon vorhanden. Die Vereinsrechnungen können neben einer zusätzlichen Versendung über den Vereinsaccount den Vereinen elektronisch bereit gestellt.

Darüber hinaus können beliebig viele Rechnungsmandanten abgebildet werden. Hat ein Verband noch eine oder mehrere GmbHs, können deren Rechnungen mit separaten Nummernkreisen, Rechnungslayouts, Begünstigte bei Bankeinzügen erstellt und weiter verarbeitet werden.

Ab dem Phoenix II Release 2.0 wird die vollständige SEPA-Fähigkeit abgebildet:

  • IBAN / BIC-Eingabe, automatische Umwandlung Kontonummer + BLZ in IBAN
  • Umwandlung bestehender Einzugsermächtigungen in SEPA-Mandate mit Information an die Vereine und Personen
  • Pflege der Gläubiger-ID pro Rechnungsmandant
  • Verwaltung der SEPA-Mandate pro Rechnungsmandant inklusive Historie
  • automatische Gültigkeitsprüfung der SEPA-Mandate bei Verwendung und Anforderung eines neuen Mandats bei Ablauf
Mit der Kaderverwaltung können die Kaderathleten des jeweiligen Verbands gepflegt werden. Hat der Dachverband auch Phoenix II im Einsatz so gibt es die Möglichkeit, dass man über Konfigurationsmöglichkeiten dafür sorgt, dass z.B. der Dachverband alle Kader aller Verbände lesen kann, aber z.B. nur die A-Kader pflegen darf. Der Landesverband selber kann dann alle Athleten seines Verbands sehen, aber z.B. nur B- und C-Kader pflegen.

Mit der Ehrungsverwaltung kann der Verband administrieren, welche Personen wann welche Ehrungen erhalten haben bzw. auch ggfs. erhalten sollen und so sicherstellen, dass die wirklich für den Verband relevanten Personen auch geehrt werden und nicht in Vergessenheit geraten.

Alle Vereine können einen Vereinsaccount zugeteilt bekommen. Die Zugangsdaten werden dabei zentral von der Geschäftsstelle an die Vereine (den vom Verein festgelegten Vereinsadministrator) verschickt. Folgende Funktionen stehen im Vereinsaccount zur Verfügung:   

  • Anzeige aller Funktionsträger des Vereins 
  • Alle aller dem Verein zugeordneten Lizenzen mit Gültigkeitszeiträumen und Selektion nach Lizenzart und Gültigkeitsdatum zur eigenen Überwachung des Lizenzablaufs
  • Alle beim Verband hinterlegten Ehrungen der Vereinsmitglieder
  • Alle Startpassdaten mit Selektionsmöglichkeit (nach Jahrgang, Geschlecht, Gültigkeit …)
  • Kaderdaten aller Kaderathleten des Vereins
  • Alle Lehrgangsteilnahmen aller Mitglieder des Vereins
  • Alle Rechnungen des Vereins mit Status (offen, bezahlt …)
  • Freigabe oder Widerruf von online angemeldeten Teilnehmern
  • Übersicht über die Historie aller Onlineanmeldungen mit Status
  • Möglichkeit per E-Mail die Geschäftsstelle über Korrekturen zu informieren
  • Funktionalität des Vereinsadmins

Über das Rechtekonzept in Phoenix II kann festgelegt werden, welche oben genannten Funktionalitäten den Vereinen überhaupt zur Verfügung gestellt werden sollen und welche gegebenenfalls auch nicht.

Hat ein Verband eigenständig agierende Bezirke, so kann Phoenix II dahingehend konfiguriert werden, dass es auch für gewisse Daten wie Gremien, Funktionäre, Vereinsdaten einen Account gibt, der dann von benannten Bezirksadministratoren online für den jeweiligen Bezirk pflegbar sind. So kann sichergestellt werden, dass die Geschäftsstelle von administrativen Tätigkeiten entlastet wird.

Jeder Interessent, der sich online zu einem Lehrgang anmelden möchte oder generell mit Phoenix arbeiten will, muss sich zunächst in Phoenix II registrieren. Dabei werden Vor- und Nachname, Geschlecht sowie Geburtsdatum des Interessenten erfasst. Anhand dieser Daten wird zunächst geprüft, ob diese Person bereits in Phoenix II angelegt ist. Der Interessent erhält dann einen Freischaltlink sowie die Zugangsdaten zum Personenaccount.
 
Im Personenaccount muss er zunächst seine eigenen Daten vervollständigen und kann sie auch zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit ändern. Von der Änderung ausgeschlossen sind Nach- und Vorname, Geschlecht und Geburtsdatum. Diese Datenfelder müssen über die Geschäftsstelle geändert werden, da hier andere relevante Daten beeinträchtigt werden können (z.B. wegen Startrechte Startpass!).
 
Des Weiteren bietet der Personenaccount eine Übersicht über alle beim Verband gespeicherten Daten dieser Person wie

  • Alle aktuellen Funktionen (Verband bis Vereinsebene)
  • Alle Lizenzen mit Gültigkeitszeiträumen
  • Alle beim Verband hinterlegten Ehrungen
  • Startpassdaten (falls vorhanden)
  • Bei Kaderathleten alle Kaderdaten
  • Alle Lehrgangsteilnahmen

Kontakt

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Ihr Ansprechpartner:

Joachim Greiner
E-Mail joachim.greiner(@)it4sport.de
Telefon 0711 520892 86